Intelligenter Content braucht Topics! Gegenwart und Zukunft der technischen Dokumentation

Jeder kennt klassische Technische Dokumentation, die in Form eines Buches oder einer Broschüre zu einem Produkt ausgeliefert wird. Doch wie in vielen anderen Bereichen stehen auch hierbei einige Veränderungen in Haus. So wird aus Technischer Dokumentation zukünftig Technische Information. Und da steckt deutlich mehr dahinter als nur eine andere Bezeichnung.

Autor: Harald Schenda

Sicher haben Sie das schon einmal erlebt: Sie haben ein Produkt gekauft, packen es aus und möchten nun wissen, welche Funktionen wie zu bedienen sind. Automatisch greifen Sie zum Handbuch oder der Gebrauchsanleitung, um sich schlau zu machen. Schon bald stellen Sie aber fest, dass darin die verschiedenen Varianten nicht berücksichtigt werden, die es vom angeschafften Produkt gibt. Das ist zumeist an Satzformulierungen zu erkennen wie: „Für Produkt XY oder ähnlich...“. Wenn Sie nun eine von der Beschreibung abweichende Produktvariante haben, ist fast immer Frust vorprogrammiert. Was zeichnet aber eine gute Dokumentation aus und worauf kommt es an?

 

Technische Dokumentation ist durch Gesetze und Richtlinien untrennbar mit dem Produkt verbunden. Jeder Fehler, Mangel oder gar eine unvollständige Dokumentation begründet einen Sachmangel am Produkt. Zudem fordert der Gesetzgeber, dass alle Unterlagen mit dem Produkt übereinstimmen, die dem Produkt in schriftlicher oder digitaler Form beiliegen.

 

 

DAS VERÄNDERTE NUTZERVERHALTEN

Zur Technischen Dokumentation gehören Dokumente mit unterschiedlichen Informationen zum Produkt. Dies können sein:

 

  - Wartungsanleitungen
  - Produktinformation, zum Beispiel als Artikeldatensatz
  - Bordbücher
  - Betriebsanleitungen
  - Risikobeurteilungen
  - Beipackzettel
  - Montageanleitungen
 

Dabei handelt es sich um Dokumente, die wie ein Buch komplett gelesen und verstanden werden müssen. Mit der zunehmenden Verbreitung digitaler Endgeräte wie Notebooks, Smartphones und Tablet-PCs hat sich jedoch das Nutzerverhalten entscheidend verändert. So sind Informationen heute viel stärker fragmentiert als noch vor 15 Jahren. Nutzer suchen daher vorrangig Informationen, die zu ihrem Bedarf passen („ihr Problem lösen können“) und in sich geschlossen sind.

 

 

TECHNISCHE DOKUMENTATION PASST SICH AN

 

Auch die Technische Dokumentation bleibt von dieser Entwicklung nicht verschont. Zumal schon immer Zweifel daran bestand, ob ein Nutzer ein Handbuch komplett liest. Ein Lösungsansatz für diesen Informationsbedarf ist das Topic. Ein Topic enthält die exakten Informationen zu einem bestimmten Thema, die sich leicht vom Nutzer konsumieren lassen und die in sich geschlossen sind.

Allerdings sind sich die technischen Redaktionen längst nicht darüber einig, Informationen ausschließlich digital bereitzustellen. Der zentrale Streitpunkt ist hier die Verfügbarkeit. Denn eine nicht abrufbare Information – etwa wegen technischer Probleme – gilt als nicht vorhanden. Das ist der Grund, warum beispielsweise in jedem neu gekauften Auto trotz Topic basierender Hilfe im Infotainment-System immer noch ein gedrucktes Bordbuch im Handschuhfach liegt.

 

TOPICS - DIE VOR- UND NACHTEILE

Wie bereits erwähnt, ist ein Topic eine in sich geschlossene Informationseinheit, die eine Frage des Nutzers beantwortet. Idealerweise geschieht das so, dass er vollständig informiert ist und auch keinen Hyperlinks mehr folgen muss. Dieses Prinzip ist seit vielen Jahren von den Online-Hilfen vieler PC-Programme bekannt.

Das Dilemma am Topic: Es schert sich nicht um die Ökonomie. Das oberste Prinzip ist die Beantwortung der einen Frage des Nutzers. Im Vergleich zur Buchform entstehen dadurch Redundanzen. So kann es durchaus vorkommen, dass mehr oder weniger viele Informationen als Kontextinformation immer wieder gegeben werden müssen. Das sind besonders für solche Hersteller schlechte Nachrichten, die beim Druck von Dokumentationen mit Seiten geizen wollen. Dazu muss man wissen, dass beispielsweise Bordbücher von Fahrzeugen zu den auflagenstärksten Büchern gehören.

 

Übrigens: Würden Topics mithilfe entsprechender Templates ausgedruckt, wäre der Seitenumfang gegenüber einer Buchversion deutlich größer. Aber für den Druck ist ein Topic auch gar nicht gemacht. Mit Metadaten angereichert sind Topics vielmehr perfekt für mobile Endgeräte geeignet.

 

 

TECHNISCHE DOKUMENTATION IM MASCHINEN- UND ANLAGENBAU

 

Der gegenwärtige Stand für Technische Dokumentationen im Maschinen- und Anlagenbau ist allerdings überwiegend anders. So liegen weit über 90 Prozent aller Dokumente dieser Branche in schwach strukturierter, digitaler Form vor. Die damit verbundenen Daten- und Textmengen lassen sich nur mit Suchmaschinen in den Griff bekommen, beispielsweise mit der Suchportaltechnologie von EMPOLIS.

SuchportaltechnologieSuchportaltechnologie: Das EMPOLIS - Suchportal bewältigt die riesige Daten- und Textmenge Technischer Dokumentation im Maschinen und Anlagenbau.

Die Suchportaltechnologie von EMPOLIS  kombiniert zwei Technologien: Suchmaschinen und semantische Netze. Die Suchmaschinentechnologie indiziert das gesamte Textmaterial und schreibt, stark vereinfacht, eine Bibliothek aus Schlüsselwörtern, die auf Dokumente und die entsprechenden Textstellen referenziert.

Das Wissensmodell dagegen bildet logische Beziehungen ab und erlaubt ein schnelleres Auffinden von Wissenszusammenhängen. Beispielsweise kann man modellieren, dass zu einem Industrieroboter ein Werkzeug, ein Schlauchpaket und eine Docking-Station gehören. So können Suchergebnisse in einem semantischen Zusammenhang dargestellt werden. Über Facetten ist eine bessere Eingrenzung der Suche möglich.

„Technische Information“ ist also weit mehr als ein Synonym für „Technische Dokumentation“. Hier bietet EDAG PS folgende Services:

  - Klassische Redaktionsberatung
  - Digitale Beratung
  - Schulung und Weiterbildung
  - Textmining
  - Wissensmanagement auf Basis semantischer Modelle
  - Analoge Redaktionsdienstleistungen nach OEM-Vorgaben

 

FAZIT

Technische Dokumentation ist ein wichtiger Teil im gesamten Prozess der Produktentwicklung. Aber: Technische Dokumentation ist einem schnellen Transformationsprozess unterworfen, weg von Papierdokumentation nach Buchphilosophie, hin zu Topic basierenden Anwendungen für mobile Endgeräte. Dabei stellen Suchportale für schwach strukturierte, digital vorliegende Dokumente ein Zwischenstadium dar. Allerdings muss hier ein hoher technologischer Aufwand betrieben werden, um schnell Informationen und Wissen aus unterschiedlichen Dokumenten zu extrahieren. Wenn der Landepunkt einer Suche via Suchportal ein schwach strukturiertes Dokument ist, welches man vor- und zurückblättern muss, kann die Suche auch im Nirvana enden. Sie sehen, mittel- und langfristig führt an Topics kein Weg vorbei.

Sie interessieren sich für die Transformation von Papier zum mobilen Endgerät? Sie möchten Ihre Technische Redaktion auf ein neues Niveau heben? Dann kontaktieren Sie mich unter harald.schenda@edag-ps.com. Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme.

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